¿Cómo funciona el flujo de autorizaciones para las cotizaciones?
PGP permite activar un flujo de autorizaciones para cotizaciones cuyos precios sean diferentes a los sugeridos. Cuando un usuario crea una cotización y edita un producto que genera un precio neto diferente al sugerido, será necesario que alguien autorice dicho precio. Mientras la cotización no sea aprobada, la cotización será guardada en el historial de cotizaciones en estado Pendiente, y no podrá ser exportada. Una vez que la cotización sea aprobada, su estado cambiará a Aprobada y el usuario podrá exportarla al formato que desee.
En el flujo de autorización de cotizaciones intervienen tres actores:
El usuario que crea/edita una cotización.
El autorizador principal, quien debe aprobar cotizaciones que tengan productos con precios netos diferentes al precio neto sugerido.
El autorizador secundario, que aprueba cuando el principal no está en capacidad de autorizar.
El siguiente diagrama resume el flujo de autorización de cotizaciones:
A continuación se describe cada una de las actividades del flujo:
El usuario crea o edita una cotización y presiona el botón Guardar.
Si no hay desviación de precio neto, se asigna el consecutivo y se guarda la cotización en el historial con estado Aprobada. Si hay desviación de precio neto, pasa al punto 3 (Notifica al usuario que la cotización está pendiente de aprobación).
PGP muestra una notificación al usuario de que la cotización queda en estado Pendiente de aprobación.
PGP guarda la cotización en estado Pendiente.
PGP envía un correo al autorizador principal, según el nivel de desviación del precio neto.
Si el autorizador principal está disponible, se pasa al punto 7 (Pregunta si el autorizador principal aprueba la cotización). En caso contrario, pasa al punto 10 (Envía correo al autorizador secundario, según el nivel de desviación del precio neto). NOTA: El autorizador no está disponible si se recibe un correo de "Fuera de la oficina" o el correo rebota.
Si el autorizador principal aprueba la cotización, pasa al punto 12 (Envía correo al usuario informando la aprobación). En caso contrario pasa al punto 8 (Pregunta si el autorizador principal delega la autorización).
Si el autorizador principal delega la autorización, pasa al punto 10 (Envía correo al autorizador secundario, según el nivel de desviación del precio neto). En caso contrario, pasa al punto 9 (Envía correo al usuario con los comentarios del autorizador).
PGP envía un correo al usuario con los comentarios del autorizador.
PGP envía un correo al autorizador secundario, según el nivel de desviación del precio neto.
Si el autorizador secundario aprueba la cotización, pasa al punto 12 (Envía correo al usuario informando la aprobación). En caso contrario pasa al punto 9 (Envía correo al usuario con los comentarios del autorizador).
PGP envía un correo al usuario informando la aprobación.
PGP marca la cotización con estado Aprobada.